Digitale Systeme & Schnittstellen
Wenn Systeme parallel statt miteinander genutzt werden, entsteht zusätzlicher Abstimmungsaufwand im Tagesgeschäft.
Digitale Strukturen funktionieren stabil, wenn Daten durchgängig nutzbar sind. In vielen Betrieben entstehen jedoch getrennte Abläufe zwischen IT-Systemen, technischen Bereichen und externen Dienstleistern, die im Alltag zusammengeführt werden müssen.
Analyse der Systembrüche
Doppelte Datenpflege
Daten werden im Vertrieb oder CRM erfasst, anschließend in ERP-Systeme übertragen und zusätzlich in Excel- oder lokalen Dateien weitergeführt.
Folge: Manuelle Übertragungen, Fehler in der Weiterverarbeitung und zusätzlicher Abstimmungsaufwand zwischen Bereichen.
Abstimmung mit externen Dienstleistern
Wenn interne Bereiche und externe Anbieter nicht auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten, entstehen Rückfragen in der Umsetzung.
Folge: Anforderungen müssen erneut abgestimmt werden, Abläufe verlieren an Geschwindigkeit.
Parallel gewachsene Systemlandschaften
In vielen Betrieben haben sich über Zeit verschiedene Tools und Arbeitsweisen entwickelt. Offizielle Systeme werden dabei häufig durch lokale Lösungen ergänzt.
Folge: Unterschiedliche Datenstände und zusätzlicher Koordinationsaufwand im laufenden Betrieb.
Struktur im Ablauf
01 / Datenflüsse nachvollziehbar machen
Es wird geprüft, an welchen Stellen Daten manuell übertragen, doppelt gepflegt oder außerhalb der Kernsysteme geführt werden.
02 / Zuständigkeiten klar definieren
Es wird festgelegt, wer Daten pflegt, wer freigibt und wer Schnittstellen zu externen Partnern betreut.
03 / Bestehende Systeme verbinden
Statt neue Systeme einzuführen, werden vorhandene Strukturen so genutzt, dass Daten ohne zusätzliche Zwischenschritte verfügbar sind.
Systeme und Abläufe sauber verbinden
Im Gespräch wird geprüft, an welchen Stellen im aktuellen Systemaufbau unnötige manuelle Schritte oder Abstimmungen entstehen.
Situation besprechen